जानकारी

संसदीय सभा प्रणाली

बैठक तथा सभा किन ?

क) बैठक तथा सभाको परिभाषा ः
मानिसहरुको समूह एक ठाउँमा भेला भई विविध विषयहरुमा छलफल गरी निर्णय लिने कार्यलाई सभा वा वैठक भनिन्छ । यस्तो वैठक कुनै खास उद्देश्यहरुलाई लिएर ब्यवस्था गरिएको हुन्छ । आवश्यक छलफल गरी वहुमतको आधारमा यस्ता वैठकहरुमा निर्णय गरिन्छ ।

ख) बैठक किन संचालन गरिन्छ ?

१. बहुमतको आधारमा निर्णय लिन
२. अल्पमतको सुरक्षा र संरक्षण गर्न
३. सभ्य तथा अनुशासित रुपमा प्रकृयागत छलफल गर्न
४ं सबै सहभागीहरुलाई छलफलमा समानरुपमा अवसर प्रदान गर्न
५. समस्याहरुको उचित विश्लेषण गर्न
६. छिटो र प्रभावकारी ढंगवाट निर्णय लिन

ग) बैठकका प्रकार

१. असल बैठक
२. खराब बैठक
३. मध्यम बैठक

१. असल बैठक ः
जुन बैठक निश्चित समय, स्थान र उद्देश्यको पूर्व निर्धारण गरी व्यवस्थित ढंगवाट बस्दछ त्यसलाई असल बैठक भनिन्छ । असल बैठकका विशेषता निम्न छन् ।
क) अनुशासित एवं नियमित– बिधानको नियम र विनियमहरुलाई पूर्णरुपले अनुकरण गरिएको
ख) सबैको सहाभागिता– सबै सहभागीहरुबाट आफ्नो बिचार अभिव्यक्त गरिएको ।
ग) छलफलका विषय ( एजेण्डा )– सहभागीहरुलाई छलफल गर्न सजिलो र तयार पार्नको लागि क्रमबद्धरुपमा विषयहरु राखिएको ।
घ) समय– निर्धारित समयमा बैठक शुरु तथा अन्त भएको ।
ङ) अध्यक्षता– विधिवत सभा संचालन गर्न अध्यक्षको व्यवस्था गरिएको ।
च) भौतिक सुविधा–बैठकमा आवश्यक पर्ने सुबिधाहरुको व्यवस्था गरिएको ।
छ) निर्णय– अल्पमतको विचारको पनि कदर गर्दै बहुमतको आधारमा निर्णय गरिएको ।
२. खराव बैठक ः
जुन बैठक कुनै निर्देशन र उद्देश्य विना अपर्झट नियम र विनियमहरुको अनुशरण विना खाली संचालनको लागि मात्र संचालन गरिन्छ भने त्यस्ता वैठकलाई खराव भनिन्छ । खराव वैठकका विशेषताहरु निम्न छन ः

क) निर्देशन विहिन– कुनै निर्णय गर्न नसकिने ।
ख) समय–कसैले पनि पर्वाह नगरेको ।
ग) अध्यक्षता–बैठक प्रति वास्ता, चिन्ता र चाख नभएको र बैठकलाई नियन्त्रण गर्न नसक्ने ।
घ) सहभागिता–सबै जना एकै पटक बोल्नु, सुन्ने कोही नहुनु ।
ङ) अनियमित– विधान नियमहरुको कुनै अनुशरण नगरिएको ।
च) छलफलको विषय ( एजेण्डा )– पूर्व निर्धारित निश्चित छलफलका विषयहरु नराखिएको ।
छ) भौतिक सुविधा–आवश्यक भौतिक सुविधाको व्यवस्था नगरिएको ।

३. मध्यम बैठक ः
जुन बैठकलाई असल वा खराब भन्न नसकिने वा दुवै प्रकारका बैठकहरुको समिश्रण भई संचालन हुने बैठकलाई मध्यम बैठक भनिन्छ । यस्तो किसिमको बैठक प्रायः ब्यवहारमा देखिन्छन । यस्तो वैठकको रुपमा संचालन गर्न सकिन्छ । त्यसका लागि सहभागिहरुमा बैठक बस्ने तरिकाको ज्ञानमा वृद्धि, अध्यक्षको अधिकार र कर्तव्यवोध, प्रस्ताव र छलफलका विषयहरु पूर्ण जानकारी आदी दिएमा बैठक राम्रो हुन सक्दछ ।


असल बैठक संचालन गर्ने विधि तथा प्रकृया ः

असल बैठक संचालनको लागि निश्चित नियम तथा विधिको पालना गर्नुपर्ने हुन्छ । बैठक संचालन गर्ने विभिन्न नियमहरु उपलब्ध छन । जस्तै
ज्ञ। च्इद्यभ्च्त्ुक् च्ग्ीभ् इँ इच्म्भ्च्
द्द। ऋग्क्ज्क्ष्ल्न्ुक् ःब्ल्ग्ब्ी
घ। म्भ्ःभ्त्भ्च्ुक् ःब्ल्ग्ब्ी भ्त्ऋ।

जस्तै विश्वमा अति नै लोकप्रिय भई सरकारी स्तर देखि सामाजिक संघ संस्था र व्यवशायिक प्रतिष्ठानहरुले समेत अनुसरण गर्दै आएको बैठक संचालन गर्ने विधि संसदिय सभा प्रणाली ( च्इद्यभ्च्त्ुक् च्ग्ीभ् इँ इच्म्भ्च् ) मा पूर्णरुपमा आधारित छ । उक्त विधि अन्र्तगत रहि असल बैठक संचालन गर्न ध्यान पु¥याउनु पर्ने नियम तथा प्रकृयाहरुको क्रमिकरुपमा चर्चा गरिन्छ ।




१. असल बैठकलाई आवश्यकता पर्ने कुराहरु ः
क) अध्यक्ष – बैठक संचालन गर्न ।
ख) महासचिव – बैठकको छलफल तथा निर्णयहरुलाई अभिलेख गर्न
ग) कानूनी सल्लाहकार – संस्थाको वैधानिकता भित्र रहि बैठक संचालन गर्न गराउन
घ) गणपूरक – बैठकलाई बैधानिकता प्रदान गर्न
ङ) माइन्यूट – विगतका निर्णयहरु थाहा पाउन र वर्तमान र भविष्यका लागि अभिलेख गर्न
च) छलफलका विषय ( एजेण्डा ) – छिटो र सुचारु रुपले बैठक संचालन गर्न आवश्यकता अनुसार क्रमवद्धरुपमा र सहभागीहरुलाई पूर्व तयारीका निम्ति सजिलो बनाउन ।
छ) स्थान – बैठक संचालन गर्ने स्थान ।
ज) समय – बैठक शुरु गर्ने र अन्त्य गर्ने समय ।
झ) सदस्य – सहभागीहरु

२. बैठक संचालन गर्ने सामान्य बिधि ः
अ) बैठकको शुरुवात
क) बैठक शुरु भएको घोषणा – बैठक नियम विधि अनुसार औपचारिक रुपमा शुरु भएको घोषणा गर्ने
ख) राष्ट्रिय गान ÷ प्राथना – अध्यक्षले राष्ट्रिय गान र प्राथनाको  लागि सबै सहभागीहरुलाई अनुरोध गर्ने
ग) उपस्थिति लिने – अध्यक्षले महासचिवलाई सम्पूर्ण उपस्थित सहभागीहरुको हाजिरी लिन अनुरोध गर्ने
घ) गणपूरक संख्याको स्थापना – अध्यक्षले कानूनी सल्लाहकारलाई संख्या पुगे नपुगेको जानकारी गर्न लगाउने
ङ) अनुपस्थितिमा प्राथना – अध्यक्षवाट क्षमायाचना, सन्देश, शुभकामना, परिचय आदी भए महासचिव मार्फत सुनाउन लगाउने
च) स्वागत सम्मान तथा परिचय – बैठकमा सम्मानित ब्यक्ति वा आमन्त्रित ब्यक्तिहरुको परिचय तथा सम्मान गर्ने
आ) छलफलका विषयहरु ( एजेण्डाहरु ) ः
महासचिवद्धारा यसलाई पढेर प्रस्ताव राख्ने र कुनै एक सदस्यवाट समर्थन प्राप्त प्रश्चात छलफल गरी अनुमोदन गर्ने
क) अघिल्यो बैठकको माइन्यूटको शुसुद्धिकरण तथा अनुमोदन
ख) प्रतिवेदनहरु
ग) विशेष कार्य निर्धारण – महत्वपूण छलफलका विषय जसलाई अघिल्यो बैठकद्धारा  यस बैठकमा छलफल गर्न निर्धारण गरिएको हुन्छ ।
घ) सामान्य कार्य निर्धारण – गत बैठकहरुवाट आगामी बैठकमा नै निर्णय गर्ने भनी स्थगन गरिएको विषयहरु
ङ) पूर्व निश्चित कार्य निर्धारित – निश्चित समयको निम्ति समयमा छलफल गर्न पूर्व निर्धारित गरिएको विषयवस्तुहरु
च) नयाँ कार्य निर्धारण – हालको बैठकमा छलफलको लागि नयाँ विषयवस्तुहरु
छ) अर्को बैठकको निर्धारण – समय, मिति, स्थान
ज) सभा विर्सजन


इ) बैठक संचालन ः ( अध्यक्ष )
अध्यक्षले च्इद्यभ्च्त्ुक् च्ग्ीभ् इँ इच्म्भ्च् को आधारमा सभा संचालन गर्नु पर्दछ । यो प्रकृयाको लागि अध्यक्ष तथा सहभागी दुवै पक्षद्धारा निभाउनु पर्ने केहि निश्चित दायित्व तथा कर्तव्यहरु निम्न अनुसार छन ।
अध्यक्षको कर्तव्य तथा उत्तरदायित्व ः

क) नियमको पालना गर्ने
ख) बैठक शुरु हुनु अगावै छलफलको विषयवस्तु वारे पूर्ण जानकारी लिने
ग) बैठकमा पेश हुने प्रतिवेदन तयार छ छैन पूर्व तयार हुने
घ) छलफलको प्रत्येक विषयवस्तुहरुको औचित्य र निश्चित अवधारणा प्रति पूर्व तयार हुने
ङ) विषयवस्तुहरुको छलफलको अवधिको पूर्ण अन्दाज गर्ने
च) लक्ष्य विहिन छलफल बढि भएमा बैठकलाई निर्देशित गर्ने
छ) दृढ हुने
ज) निष्पक्ष भई सबैलाई समान सहभागिता गराउने
झ) बिधान तथा संसदिय प्रणाली बारे पूर्ण ज्ञान राख्ने

सदस्य तथा सहभागीको उत्तरदायित्व ः

क) बैठकमा उपस्थित रहेका सदस्यले विषयमा सकृय सहभागी भई छलफलमा भाग लिने
ख) अरुले बोलिरहेको बेला नियमले मिल्ने बाहेक हात उठाई बाधा नपार्ने
ग) कुनै विषयमा एक पटक बोलिसकेको सदस्यलाई भन्दा नबोलेको सदस्यलाई बोल्ने प्राथमिकता दिने
घ) कुनै प्रस्तावमा सबै पक्षबाट छलफल सुनिसके पछि प्रस्तावकले चाहेमा आफनो प्रस्तावको बारेमा ब्याख्या गर्न सक्ने
ङ) अनावश्यक लामो छलफल नगरी छोटो रुपमा चाहिने कुरा मात्र बोल्ने
च) सबैले सुन्न सक्ने तर नचिच्याइ बोल्ने
छ) विनम्र हुने
ज) कुनै कुरा बोल्ने अध्यक्षको आज्ञा पछि मात्र बोल्ने
झ) बैठकको बेला आपसमा कुराकानी नगर्ने

सम्वादको लागि आज्ञा लिने तरिका ः

बैठकमा सहभागी अध्यक्षको आज्ञा पाएपछि मात्र बोल्नुपर्दछ । आज्ञा लिनको निम्ति हात वा शाखाको झण्डा उठाई बोल्ने अनुमति माग्नु पर्दछ । जस्ले अग्रीम वक्ताले बोलिसकेपछि पहिले हात उठाएको अध्यक्षले देख्दछ उनलाई बोल्नेआज्ञा दिईन्छ । अरु बोलीरहेको बेला बिचमा, नियमले मिल्नेवाहेक, हात कहिल्यै नउठाउने ।

एकै पटक धेरै जनाले हात उठाई बोल्ने अनुमति मागेमा पहिले प्राथमिकता प्रश्तावकलाई, दोश्रो प्राथमिकता नबोलेकालाई र तेश्रो प्राथमिकता जब कुनै विषयको छलफल चरम विन्दुमा पुगी सहमति असहमतिका पक्षहरु देखिएमा पालैसंग बोल्ने अवसर दिईन्छ ।


सफल बैठक आयोजना गर्दा ध्यान पु¥याउनु पर्ने कुराहरु ः

सफल बैठक आयोजना गर्नका लागि पालन गर्नु पर्ने केहि निश्चित निर्देशनहरु छन् । जसलाई बैठक भन्दा अगाडि, बैठकको बेला र बैठक पछि के गरिनुपर्छ भनि ३ भागमा विभाजन गरिएको छ ।

बैठक भन्दा अगाडि ः

क) छलफलका विषयहरुलाई तयार गर्ने र ( अघिल्यो बैठकको माईन्यूट सहित ) सम्पूर्ण सदस्यहरुलाई बैठक बस्नु भन्दा दुई हप्ता अगाडि नै परिपत्र द्धारा सूचित गर्ने
ख) बैठक संचालन गर्ने स्थानको निर्धारण गर्ने
ग) बैठकको तिथि मिति संस्थाको मुखपत्र र स्थानिय पत्रिकामा प्रकाशित गर्ने
घ) बैठक शुरुहुनु भन्दा केहि दिन अघि पुनः सम्पूर्ण सहभागिहरुलाई बैठकका वारेमा सम्झना दिलाउने
ङ) सम्पूर्ण सूचना तथा प्रतिवेदनहरुलाई बैठक हुने एक दिन अगाडि तयारी गर्ने
च) जलपान गराउने समय भन्दा एक घन्टा अगावै बैठक जलपानको व्यवस्था गराउने
छ) बैठक शुरु हुनु भन्दा एक घण्टा अगावै बैठक स्थल ब्यवस्थित गर्ने
ज) प्रतिवेदन, माईन्यूट, खवर पत्रिका जस्ता बैठकमा वितरण गर्नु पर्ने कागजपत्रहरु निश्चित एवं उपयूक्त ठाउँमा बाड्न सजिलो हुने गरी राख्ने
झ) कानुनी सल्लाहकार तथा सभा सचेतकको साथमा संस्थाको विधान, केन्द्रिय विधान र  च्इद्यभ्च्त्ुक् च्ग्ीभ् इँ इच्म्भ्च् हुनुपर्ने
ञ) जेसीज आस्था सम्पूर्ण सदस्य वा आगन्तुकहरुलाई वितरण गर्ने
ट) बैठक संचालन गर्दा ग्यावल यथास्थानमा राखिएको हुनुपर्ने
ठ) सदस्यहरुलाई स्वागत गर्न कुनै पदाधिकारीलाई नियूक्त गर्ने
ड) हस्ताक्षर  गर्न उपस्थिति पुस्तिकाको व्यवस्था गर्ने
ढ) आगन्तुकको लागि नेम ट्याग उपलब्ध छ छैन हेर्ने
ण) भौतिक सुबिधाको पर्याप्त ब्यवस्था जस्तै ः बिजुली वत्ति, पानी, पंखा आदि
त) बैठक शुरु हुनु ३० मिनेट अगावै सबै पदाधिकारीहरु उपस्थितहुने
थ) बैठकको दौरानमा पदाधिकारीहरुवाट के कस्ता कुराहरु अपेक्षा गरिएको छ जानकारी गराउने
द) अध्यक्षले प्रत्येक एजेण्डा उपर विस्तृत जानकारी राख्ने ताकि पछि अचम्मित नहोस
ध) प्रत्येक छलफलको विषयलाई समय निर्धारण गर्ने जस्ले गर्दा प्रभावकारी रुपमा बैठक संचालन होस ।
बैठकको बेला ः

क) ठिक पूर्व निर्धारित समयमा बैठक शुरु गर्ने
ख) बैठकको माइन्यूट गर्ने ( विशेष यो महासचिवको काम हो )
ग) सदस्यहरुलाई छोटकरीमा बैठकको उद्देश्य बारे जानकारी गराउने
घ) आगन्तुकको परिचय गराउने
ङ) अनुमोदन गरिएको एजेण्डालाई अनुशरण गर्ने
च) अध्यक्षलाई अन्य पदाधिकारीको समर्थन छ भन्ने कुरामा निश्चित हुने र सम्भव भए सम्म थोरै बोल्ने
छ) संसदिय सभा प्रणालीमा पोख्त हुने
ज) कसैलाई पनि बैठकमा एकाधिकार जमाउने छुट नदिने
झ) कुनै उपलब्धिका लागि सदस्यहरुलाई स्वागत तथा परिचय गराउने
ञ) बैठकमा कार्यबिधिलाई तिव्रताका साथ संचालन गर्ने
ट) अध्यक्ष सदैव निश्चित हुने
ठ) कुनै पनि विवादको सम्पूर्ण पक्षलाई सुन्ने
ड) अनुशासित एवं हार्दिक वातावरण कायम गर्ने
ढ) अन्त्यमा अति उच्च विचारको अभिव्यक्ति पश्चात बैठकको बिसर्जन गर्नु








बैठकको पछि ः

क) पदाधिकारीहरु सबै सदस्यहरुसंग भेटघाट एवं घुलमिल भई औपचारिक कुराकानी गरेको छ छैन र हलबाट अरुहरु भन्दा पछि गएको छ छैन भन्ने कुराको निश्चित गर्नु
ख) बैठकको समाप्ती पछि स्थान सफा अबस्थामा छोड्ने
ग) सम्पूर्ण पदाधिकारीहरुलाई अध्यक्षवाट बैठकमा सहयोग गरेकोमा धन्यवाद दिने
घ) स्थान व्यवस्थापकलाई धन्यवाद दिने
ङ) यदि बैठकमा अतिथि वक्ता भएको खण्डमा अध्यक्ष मार्फत धन्यवाद पत्र पठाउने
च) बैठक पछि सम्पूर्ण नयाँ सदस्यहरुलाई भेट्ने र आगामी बैठकहरुमा सहभागी हुन अनुरोध गर्ने
छ) माईन्यूट बैठक सकिएको २ दिन भित्र तयार गर्ने
ज) सम्पूर्ण निर्णयहरु नीतिहरु संग्रह गर्ने सम्बन्धित सबैलाई परिपत्र गर्ने
झ) बैठकमा भएका निर्णय भए अनुसारको कृयाकलापहरु सम्बन्धित पदाधिकारीबाट भएको छ छैन हेर्ने
ञ) बैठकका निर्णयहरु पत्रपत्रिकाका संचारलाई पठाउने